新型コロナウイルスは私達のライフスタイルとワークフローを大きく変えました。何億人もの人々がロックダウンに直面し、その中の多くの人が在宅勤務に突然移行しました。

細部にわたるマネジメントをし、上司とメンターのバランスを取ることはリモートスタッフを管理する上で重要です。このパンデミックにより、ほとんどの企業が従業員をテレワークに移行させることを余儀なくされたため、リモートチームのエンゲージメントを維持するために、その管理プロセスの改善は大きな課題となりました。

Process Makerの調査によれば、企業の37%が社内リモートプロセスを一元的に管理する方法が不足していたようでした。また、多くの企業はテレワークによってスタッフの生産性が低下してしまうという懸念を抱いています。その一方、新型コロナウイルス流行前にリモートチーム、あるいはオフショア開発チームと既に関わっていた企業は、ロックダウン前後の変化にほとんど気づきませんでした。実際、最新の調査によると、リモートスタッフの大多数は在宅勤務のほうが生産性に優れ、コミュニケーションがとれていたことが分かりました。

ミスコミュニケーションを防ぎ、ロックダウン中に従業員の生産性と福利厚生を確保するために、リモートチームを管理する重要なポイントをご紹介します。以下のポイントは現在コロナウイルスのためテレワークに移行した企業だけではなく、将来、オフショアモデルとしてリモートチームを採用する企業にも役に立ちます。

個人的な関係であろうと、従業員と雇用者のビジネス関係であろうと、コミュニケーションがすべての鍵であることを証明する数多くの記事と研究が発表されています。特にアジャイルモデルの場合、リモート開発チームは、クライアントとの絶え間ない交流を必要としています。この場合、Slack、Skype、Microsoft Teams、Trello、TeamViewerを使用し、仕事関連のことを話し合うためだけではなく、チームとただ雑談する機会も設けることがお勧めです。

Mobilunityのソリューション：ロックダウンが始まったばかりのとき、ランチ休憩のときにコーヒーを飲みながら同僚と雑談できないと感じるスタッフがいることが分かったため、スタッフサービスはMobilunityファミリー向けに特別な「雑談」チャットルームを立ち上げました。そのおかげで、全てのチームメンバーは好きな時に休憩を取り、オンラインチャットに参加し、チームメートと話すことができます。

従業員をサポートする

タスク、要件、時間追跡、およびその他の日常業務が絶え間なく続くことは、テレワークで働いているスタッフの生産性及びエンゲージメントを損なう可能性があります。リモートで働く従業員は、専門家として成長するときに伸び悩む時期に直面することもあります。徹底的な圧力や管理の下で仕事をすることは当然スタッフに影響を与えます。さらに、一部の人々にとって、ロックダウンは本当の課題になっているようにも見えました。世界経済フォーラムが行った調査の参加者の32%はリモートワークによるコミュニケーション不足のため、社員としての専門的な努力の全容が評価されないことを懸念していました。このことを念頭に置くと、優れたマネージャーとは、給与を削減しないだけでなく、良い時も辛い時もサポートし、理解してくれる役割であり続けることです。だから、今は従業員の成果を賞賛し、フィードバックを共有することが必要です。

また、皆は同じ問題に直面していることを伝えるために、お互いの気持ち、週末の出来事、思い出を話し合う場を作り、チームの結束を固めることが重要です。例えば、オンラインコーヒーブレイクを行ったり、スタッフにオンライン体操会に参加してもらったりすると良いです。

Mobilunityのソリューション：Mobilunityのスタッフサービスは新しい習慣、「フィットネスの火曜日」を開催しています。そこでは、従業員の一人が週１回、20分のオンラインフィットネスセッションを行います。

ポジティブに考える

「新型コロナウイルス感染症の影響が落ち着いても、世界は元には戻らない」とは何回も聞いたでしょう。確かにその通りです。しかし、従業員をパニックに陥らせないでください。企業の短期的な目標を立て、従業員のためにそれを公にし、検疫中に従業員の成果について話し、他の企業も参加できるフラッシュモブを開始してみたらいかがですか？要するに、従業員の気分を一新してくれるものを考えてみると良いです。

Mobilunityのソリューション：Mobilunityは、Facebookに従業員が自由に様々なこと（通常、仕事に関係ない話題）について雑談したり、冗談したりできる非公開の社内グループがあります。ロックダウン中に、毎週様々なチャレンジやフラッシュモブをやっていました。その中には、従業員は自分の楽器の演奏をしたり、歌を歌ったり、ダンスの動画を投稿したり#MobilunityMusicChallenge、従業員の子供の写真と今の写真を当ててみたり#GuessTheKidChallenge、旅行の面白いストーリーをシェア#TravelStoriesChallengeしたりしました。その結果、従業員の気分を少しでも良くできました。

 

タスク追跡をお忘れなく

理解があり、支援してくれる上司である一方で、タスクは予定通りかつ適切に完了される必要があります。コロナウイルスにより、多くの企業は製品やサービスの需要減に伴い、顧客を失っています。しかし、起業家は、ビジネスの流れを維持し、コストを最適化し、ビジネスモデルの新しいニッチを見つけるために最善を尽くしています。残念ながら、すべての従業員が十分に自律しているわけではなく、リモートで作業することで生産性が低下するケースもあります。それを踏まえ、各ビジネスプロセスがスムーズに実行されるようにするために、確立されたタスク追跡システムを持つことが不可欠です。

Mobilunityのソリューション：Mobilunityの社内チームは効率的なタスク管理と毎日の時間追跡のためにRedmineを使用しています。パンデミックの前でも、このツールを通して、タスクをアサインし、時間を追跡するというルールがありましたので、テレワーク移行後でも問題なく時間追跡することができました。

柔軟性を持つ

従業員に対して透明性を保ち、全ての物事が順調に進んでいることを伝えるために、常にフィードバックを共有し、各チームメンバーを守るために最善を尽くしてください。最近は仕事を失うことを恐れる人が多いので、従業員の仕事はまだ必要とされていることを伝えることが大事です。

もちろん、この時期は一時的に必要とされない仕事や役割もあるかもしれませんが、そういう役割に付いている従業員に広範なスキルセットを必要としない新しい分野の作業を割り当ててみることができます。この場合、作業やタスクを週次または日次の計画に分割し、従業員がタスクを完了したら、従業員がすばやく学べるように詳細なフィードバックを提供すると良いです。

アイソレーションは企業文化に影響を与えるべきではない

リモートチームの中に企業文化を育むことで、チームの一体感とエンゲージメントを高めることができます。つまり、誕生日を祝ったり、賞品を使ってオンラインコンテストを開始したり（たとえば、地元のピザの配達を使用し、従業員に賞品として届ける）、ズームランチやバーチャルコーヒーブレイクを開催したりすることができます。また、たまに従業員に連絡し、彼らが安全であり、孤独を感じておらず、落ち込んでいないことを知ることも有用です。このような単純なことは、全体的に前向きな気分を維持し、従業員の全員が団結していると感じさせるのに役立ちます。

 

まとめ

COVID-19は全世界の国々を１つにした歴史上の最も大きい出来事の一つです。

現在、各国々は諸規模なビジネスをサポートし、ホームレスの人々を助け、ウィルス感染を防ぎながら、ウイルスと戦う方法を見つけるよう、努力しています。日本のようにパンデミック前にテレワークにあまり慣れていなかった多くの国や企業にとって、この隔離は生産性の維持方法やチームの管理方法という新たな課題をもたらしました。従業員の生産性と熱意を維持するための鍵は、適切で継続的なコミュニケーションを確立することにあります。これはロックダウン中に特に重要です。この困難な時期にコミュニケーションに特に時間をかける必要があります。従業員をサポートし、励まさなければなりません。それと同時に、従業員の仕事の質を管理するプロセスは、ビジネスが戦略に遅れずについていき、目標を達成するために不可欠です。今は不安な時期ですが、お互いに支え合い、最善を尽くす絶好の機会でもあります。

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